Üretim planlama nasıl yapılır? Excel’de haftalık üretim planı, adım adım örnek

Üretim planlama, hangi üründen ne kadar, hangi hafta ve hangi hatta üretileceğine talep, stok ve kapasiteye bakarak karar vermektir. Excel'de beş adımda kurulur: talebi toplarsınız, eldeki stok ve emniyet stoğuyla net ihtiyacı bulup ana üretim planını yazarsınız, bu planın hatlara yüklediği saati kapasiteyle karşılaştırırsınız, plana göre malzeme ihtiyacını çıkarırsınız, sonra haftayı günlere bölüp gerçekleşeni takip edersiniz. Aşağıda bu beş adımı bir mobilya üreticisinin dört haftalık planı üzerinde rakamlarıyla yürütüyoruz.

Örnek işletme ve varsayımlar

Örneğimiz 85 çalışanlı bir panel mobilya üreticisi. Üç ürünü var: gardırop, komodin ve TV ünitesi. Her ürün iki hattan geçiyor. Hat 1 kesim ve kenar bantlama, Hat 2 montaj ve paketleme. Rakamlar varsayımdır, yöntemi göstermek için kurduk.

Her iki hat haftada 5 gün, 2 vardiya, vardiya başına 8 saat çalışıyor; yani brüt 80 saat. Brüt saatin hepsi üretime gitmez. Bıçak değişimi, makine ayarı, malzeme bekleme gibi kayıpları düştükten sonra Hat 1'de %85, Hat 2'de %90 kullanılabilir süre kalıyor. Net kapasite Hat 1 için 68 saat, Hat 2 için 72 saat.

Planı tutan şey, bir birim ürünün her hatta kaç saat harcadığını gösteren rota tablosudur:

Saat/adet değerlerini kronometreyle bir kez ölçüp bırakmayın. Son bir ayın üretim adedini ve hattın fiilen çalıştığı saati karşılaştırarak üç ayda bir güncelleyin. Sahada en sık gördüğümüz hata, katalogdaki çevrim süresinin plana yazılmasıdır; ayar ve bekleme içinde olmadığı için plan her hafta geride kalır.

1. Talebi haftalara yayın

Talep tablosu iki kaynaktan beslenir. Yakın haftalar için kesinleşmiş siparişler, uzak haftalar için satış ekibinin tahmini. İkisini aynı satırda toplamayın, ayrı satır tutun; tahminin ne kadar tuttuğunu ancak böyle ölçebilirsiniz.

Hafta 3'teki artış bir bayi kampanyasından geliyor.

2. Ana üretim planını yazın

Ana üretim planı (master production schedule, MPS), her ürün için her hafta kaç adet üretileceğini söyleyen tablodur. İlk haftanın net ihtiyacı şöyle bulunur:

Net ihtiyaç = Talep + Emniyet stoğu − Açılış stoğu

Gardırop için 120 + 40 − 60 = 100 adet. Komodinde 300 + 100 − 200 = 200, TV ünitesinde 200 + 50 − 80 = 170. İlk haftadan sonra stok emniyet seviyesine oturduğu için sonraki haftalarda üretim talebe eşit çıkar. Excel'de formül `=MAK(0; Talep + Emniyet − Önceki hafta kapanış stoğu)` biçiminde yazılır; MAK, stok fazla olduğunda eksi üretim çıkmasını engeller.

Hatların bu tabloyu kaldırıp kaldırmadığını henüz bilmiyoruz.

3. Kapasiteyi kontrol edin

Her hattın haftalık yükü, üretim adetlerinin saat/adet ile çarpılıp toplanmasıyla bulunur. Excel'de `=TOPLA.ÇARPIM(MPS sütunu; Hat saat/adet sütunu)` tek hücrede bu işi yapar. Yükü net kapasiteye bölünce doluluk oranı çıkar.

Hat 1 rahat. Darboğaz Hat 2, yani montaj. Hafta 3'te 72 saatlik kapasiteye 76,7 saat yük biniyor, 4,7 saat açık var. Öte yandan Hafta 1'de aynı hat %68 dolulukla çalışıyor. Dört haftanın toplamına bakınca Hat 2'nin 288 saatlik kapasitesine 257,1 saat yük düşüyor. Kapasite yetiyor, dağılımı yanlış.

Biz doluluk eşiğini genelde %90 olarak alıyoruz. Bunun üstündeki haftalarda bir arıza ya da acil sipariş planı bozar. %100'ü aşan hafta ise karar ister.

Darboğazda seçim, öne çekmek mi cumartesi mesaisi mi?

İki seçenek var.

Fazla mesai. Montaj hattında 10 kişi çalışıyor. 4,7 saatlik açığı kapatmak için cumartesi 5 saatlik bir vardiya gerekir, bu da 50 adam-saat demek. 4857 sayılı İş Kanunu'na göre fazla çalışma saati normal ücretin %50 fazlasıyla ödenir. Saatlik işveren maliyeti 280 TL alınırsa 50 × 280 × 1,5 = 21.000 TL. Üstelik Hafta 3 yine %100 dolulukla, hiç pay bırakmadan çalışır.

Öne çekme. Hafta 1'deki boşluğu kullanıp Hafta 3'ün gardıroplarının bir kısmını iki hafta önce üretmek. Gardırop montajda en çok saati harcayan ürün olduğu için az adetle çok saat taşınır. 40 gardırop 40 × 0,22 = 8,8 saat eder. Bu 40 adet iki hafta stokta bekler. Birim maliyet 8.000 TL ise bağlanan para 320.000 TL. Finansman, depo ve hasar riskiyle yıllık stok taşıma maliyeti %36 alınırsa iki haftalık maliyet yaklaşık 4.400 TL.

Öne çekme yaklaşık 16.600 TL daha ucuz ve Hafta 3'e pay bırakıyor. Tek şartı depoda 40 gardırop için yer olması. Güncellenmiş plan:

Gardırop stoğu Hafta 1 ve 2 sonunda 80 adet olur, Hafta 3 sonunda yeniden 40'a iner. Hafta 2 ve 3 hâlâ %94 civarında. Bu iki haftada bakım planlamayın, Hafta 3 talebi yine artarsa cumartesi vardiyasını yedek seçenek olarak hazır tutun.

4. Malzeme ihtiyacını çıkarın

Kapasiteden geçen plan, malzeme ihtiyaç planlamasının (material requirements planning, MRP) girdisidir. Her ürünün reçetesindeki miktar, haftalık üretim adediyle çarpılır. Örneğimizde en çok tüketilen kalem 18 mm yonga levha. Reçetelerde gardırop 2,5, komodin 0,4, TV ünitesi 0,9 levha kullanıyor (fire dahil). Reçeteler henüz düzenli değilse önce onları toparlayın; üretim reçetesi (BOM) Excel şablonu bu çarpımı ürün bazında hazır yapar.

Depoda 400 levha var, emniyet stoğu 150 levha, tedarik süresi 1 hafta, tedarikçi 50'lik paletlerle satıyor.

Burada öne çekmenin gizli bir sonucu görünüyor. Hafta 1'e eklenen 40 gardırop 100 levha demek ve tedarik süresi bir hafta olduğu için bu levhanın siparişi bugün verilmeli. Plan bu hafta kesinleşmezse öne çekme kararı kâğıt üzerinde kalır. Bu yüzden ilk iki haftayı dondurulmuş bölge kabul edin; bu haftalarda adet değişikliğini yalnız üretim müdürü onaylasın.

5. Haftayı günlere bölün ve takip edin

Haftalık plan günlere bölünürken iki kural işinizi kolaylaştırır. Aynı ürünü art arda üretin, çünkü her ürün değişimi Hat 1'de ayar süresi yer. Teslim tarihi yakın siparişi öne alın.

Takip tarafında her akşam doldurulan basit bir üretim takip formu yeter: tarih, hat, ürün, planlanan adet, gerçekleşen adet, fark ve fark nedeni. Hafta sonunda plana uyum oranını hesaplayın. Örnekte Hafta 1'de 140 gardırobun 132'si, 200 komodinin 200'ü, 170 TV ünitesinin 165'i üretildiyse:

Plana uyum = (132 + 200 + 165) / (140 + 200 + 170) = 497 / 510 = %97,5

Eksik kalan 8 gardırop ve 5 TV ünitesi Hafta 2'nin planına eklenir ve Hat 2'nin yükü yeniden hesaplanır. Birkaç hafta sonra fark nedeni sütunu, kaybın malzeme beklemeden mi, arızadan mı geldiğini gösterir. Plana uyum, doluluk ve fire gibi göstergeleri haftalık izlemek için üretim KPI gösterge paneli bu formun verisini tek ekrana toplar.

Excel dosyasının sayfa yapısı

Yukarıdaki beş adım tek bir dosyada şu sayfalarla kurulur:

1. Talep: ürün × hafta, sipariş ve tahmin ayrı satırlarda

2. Rota: ürün × hat, saat/adet

3. Kapasite: hat × hafta, brüt saat, kullanılabilirlik oranı, net saat

4. MPS: net ihtiyaç formülü ve elle düzeltilen nihai adet

5. Yük: TOPLA.ÇARPIM ile hat yükü, doluluk, %90 üstüne koşullu biçimlendirme

6. Malzeme: reçete çarpımı, stok, sipariş haftası

7. Takip: günlük planlanan ve gerçekleşen

MPS sayfasında formülün önerdiği adet ile planlamacının yazdığı adeti ayrı sütunlarda tutun. Öne çekme gibi kararlar ancak böyle izlenebilir. Bu yapıyı sıfırdan kurmak yerine üretim planı Excel dokümanı ile başlayıp kendi ürün ve hat bilgilerinizi girebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Üretim planı ile üretim çizelgesi aynı şey mi?

Değil. Üretim planı haftalık ya da aylık düzeyde ürün adetlerini ve kapasiteyi dengeler. Çizelge ise bu adetleri gün, vardiya ve makine sırasına indirir. Önce plan kurulur, çizelge plandan türetilir.

Emniyet stoğunu nasıl belirlerim?

Talebin haftadan haftaya ne kadar oynadığına ve tedarik süresine bakın. Talebi istikrarlı, tedarikçisi güvenilir bir üründe bir haftalık satışın üçte biri yeterli olabilir. Kampanyalı, oynak ürünlerde bir haftalık satışa kadar çıkmak gerekir. Emniyet stoğunu her çeyrek gerçek stoksuz kalma sayısıyla karşılaştırıp düzeltin.

Kapasite planlama için hangi doluluk oranını hedeflemeliyim?

Planlama aşamasında %85-90 makul bir üst sınırdır. Bunun üstünde arıza, devamsızlık ya da acil siparişe pay kalmaz. Sürekli %70'in altında kalan bir hat ise ya fazla yatırım yapıldığını ya da satışın beklentinin gerisinde olduğunu gösterir.

Talep kapasiteyi her hafta aşıyorsa ne yapmalıyım?

Bu durumda öne çekme işe yaramaz, çünkü taşınacak boş hafta yoktur. Seçenekler kalıcı fazla mesai, ek vardiya, darboğaz hatta yatırım ya da işin bir kısmını fasona vermektir. Önce darboğaz hattın kullanılabilirlik oranına bakın; %90'dan %95'e çıkmak haftada 4 saat kazandırır.

Excel yeterli mi, yoksa planlama yazılımı mı gerekir?

On beş-yirmi ürün ve birkaç hatta kadar iyi kurulmuş bir Excel dosyası işi görür. Ürün sayısı yüzleri bulduğunda, siparişler günde birkaç kez değiştiğinde ya da reçeteler çok seviyeli hale geldiğinde, verinin elle taşınması hata üretmeye başlar ve yazılım düşünülmelidir.

Planınız her hafta aynı hatta tıkanıyor, ama sorunun talepte mi, kapasitede mi, malzemede mi olduğunu ayıramıyorsanız, son dört haftanın talep ve gerçekleşen üretim verisini alıp yönetim danışmanlığı kapsamında bir ilk görüşmede birlikte bakabiliriz.