Kısa cevap: ERP seçiminde en sık yapılan hata, programı demo ekranına bakarak seçmektir. Önce kendi süreçlerinizi yazılı hâle getirin, sonra yazılım firmasına şunları sorun: benim sektörümde kaç şirket kullanıyor, verilerim nasıl taşınacak, e-Fatura ve muhasebe entegrasyonu nasıl çalışıyor, kullanıcı başına maliyet ve gizli ücretler neler, destek kim tarafından ve ne sürede veriliyor, sözleşme bitince verilerimi nasıl alırım? En değerli bilgi, aynı programı kullanan bir şirketi ziyaret ederek alınır.
Yazılım bir ilaç gibidir. Doğru teşhisten sonra verilirse işe yarar, teşhis konmadan verilirse yan etkisi olur.
Stokun, siparişin ve faturanın birbirinden kopuk yürüdüğü bir şirkette ERP gerçekten hayat kurtarır. Ama süreçler çizilmeden alınan bir ERP, dağınıklığı sadece daha hızlı hâle getirir. Bu yüzden aşağıdaki sorulara geçmeden önce kendinize bir soru sorun: Hangi sorunu çözmek istiyoruz?
Önce kendi evinize bakın
Yazılım firmasıyla görüşmeden önce üç şeyi yazılı hâle getirin:
- Siparişten tahsilata, satın almadan stoğa ana süreçleriniz nasıl işliyor?
- Bugün en çok nerede zaman ve para kaybediyorsunuz?
- Programı kim, hangi işi yapmak için kullanacak?
Bu liste elinizdeyken yapılan demo görüşmesi bambaşka geçer. Dijital dönüşüme nereden başlanacağını bu yazımızda anlatmıştık.
Yazılım firmasına sorulacak 12 soru
Uygunluk
- Benim sektörümde ve büyüklüğümde kaç şirket kullanıyor? Genel bir liste değil, size benzeyen şirketleri sorun.
- Benim yazdığım süreçleri program olduğu gibi karşılıyor mu, yoksa özel geliştirme mi gerekiyor? Özel geliştirme hem maliyeti hem de güncelleme riskini artırır.
- Şirket büyüdüğünde, yeni bir depo ya da şube açtığında ne olacak?
Veri ve entegrasyon
- Mevcut verilerim nasıl taşınacak ve bunu kim yapacak? Cari hesaplar, stok kartları, açık siparişler.
- e-Fatura, e-Arşiv ve muhasebe tarafıyla bağlantı nasıl çalışıyor? Mali müşavirinizin de bu soruya dahil olması iyi olur.
- Kullandığım diğer programlarla (bordro, e-ticaret, banka) konuşabiliyor mu?
Maliyet
- Kullanıcı başına mı, modül başına mı ücret alınıyor? Üç yıl sonraki toplam maliyeti isteyin.
- Kurulum, eğitim, veri taşıma ve güncellemeler fiyata dahil mi? Gizli maliyetler çoğu zaman burada saklanır.
Destek ve süreklilik
- Bir sorun çıktığında kime ulaşacağım ve ne kadar sürede dönüş alacağım?
- Çalışanlarımıza eğitimi kim verecek, yeni gelen personel nasıl öğrenecek?
- Verilerim nerede tutuluyor, yedekleme ve güvenlik nasıl sağlanıyor?
- Sözleşme bittiğinde verilerimi hangi biçimde geri alabilirim? Bu soruya net cevap alamıyorsanız dikkatli olun.
[Senin notun: yanlış seçilmiş bir yazılım yüzünden bir şirketin yaşadığı zorluk. 1–2 cümle, isim vermeden.]
Demodan çok, referans ziyareti öğretir
Demo ekranında her şey düzgün çalışır. Gerçek hayatı görmek için aynı programı bir yıldır kullanan bir şirketi ziyaret edin. Kullanıcılara neyi sevdiklerini, neyle uğraştıklarını ve destek ekibine ulaşmanın ne kadar sürdüğünü sorun. Yarım günlük bir ziyaret, aylarca sürecek bir hayal kırıklığını önleyebilir.
Geçiş nasıl planlanmalı?
ERP geçişi bir yazılım projesi değil, bir değişim projesidir. En sık karşılaştığımız sorun teknik değil, insani: alışkanlıklarını bırakmak istemeyen çalışanlar ve aynı anda iki sistemi yürütmeye çalışan ekipler.
- Geçişi yoğun sezona denk getirmeyin.
- Her süreç için bir sorumlu belirleyin.
- Eski sistemi kapatacağınız tarihi baştan ilan edin.
Bizim bakışımız
Yazılımı satmak önceliğimiz değil. Önce şirketin nerede tıkandığına birlikte bakıyor, teşhis ne gösteriyorsa ona uygun bir enstrüman öneriyoruz. Kimi zaman bu bir ERP oluyor, kimi zaman iyi kurulmuş bir Excel yapısı yetiyor.
Stok, satış, üretim ve muhasebe süreçlerini tek çatı altında toplamak için kullandığımız İş Platformu'nu ve CRM ile yönetim bilişim sistemlerinin nasıl birlikte çalışması gerektiğini bu yazımızda inceleyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Küçük bir işletmenin ERP'ye ihtiyacı var mı?
Her zaman değil. Siparişler, stok ve faturalar birbirini tutmamaya başladıysa ve aynı bilgi birkaç yere ayrı ayrı giriliyorsa, ihtiyaç var demektir.
ERP geçişi ne kadar sürer?
Şirketin büyüklüğüne ve modül sayısına göre birkaç haftadan birkaç aya kadar. Süreçler önceden yazılı hâle getirilmişse geçiş belirgin şekilde kısalır.
