İş takip çizelgesi, ekibin üzerindeki her işi tek satırda, sorumlusu, önceliği, durumu, termini ve gerçek bitiş tarihiyle gösteren listedir. Excel'de kurmak için on bir sütun yeter; durum ve öncelik açılır listeden seçilir, gecikme günü elle değil formülle hesaplanır. Çizelgenin asıl işi, haftalık toplantıda "kimde ne var, ne gecikti, neden" sorusunu 20 dakikada cevaplatmaktır.
Sahada çizelgenin genellikle kurulduğunu, ama üç ay sonra kimsenin açmadığını görüyoruz. Sebep çoğu zaman aynıdır. Sütun sayısı 20'yi bulmuştur, durumlar herkesin kendi kelimesiyle yazılmıştır ve tablo hiçbir toplantının gündemine bağlanmamıştır. Aşağıdaki yapı bu üç sorunu baştan kapatır.
Çizelgede şart olan sütunlar
| Harf | Sütun | Ne yazılır | Neden |
|---|---|---|---|
| A | İş no | BK-118 gibi kısa kod | Toplantıda "şu iş" yerine kodla konuşulur |
| B | İş tanımı | Fiille biten tek cümle | "Konveyör" değil, "Hat 3 konveyör rulmanını değiştir" |
| C | Sorumlu | Tek kişi | İki isim yazılan işi kimse sahiplenmez |
| D | Öncelik | P1, P2, P3 | Açılır listeden |
| E | Durum | Beş durumdan biri | Açılır listeden |
| F | Başlangıç | Tarih | İşin ne kadar beklediğini gösterir |
| G | Termin | İlk verilen tarih | Sonradan değiştirilmez |
| H | Revize termin | Yeni tarih, gerekirse | Kaydırma görünür kalır |
| I | Tamamlanma | Gerçek bitiş tarihi | Boşsa iş açıktır |
| J | Gecikme (gün) | Formül | Elle yazılmaz |
| K | Not / engel | İşi bekleten sebep | "Conta bekleniyor, sipariş 4471" |
Birden fazla birimin işini aynı listede tutuyorsanız "Talep eden" ve "Kategori" sütunlarını ekleyin. Daha fazlasını eklemeyin. Doldurulmayan her sütun tabloya olan güveni düşürür.
G ve H ayrımı küçük görünür, ama tablonun dürüst kalmasını sağlayan ayrıntı budur. Termin kaydırıldığında eski tarih silinirse gecikme sıfırlanır ve üç haftadır sürünen bir iş listede "zamanında" görünür.
Durum ve öncelik kodları
Durum için beş seçenek kullanın:
-
Açık: iş tanımlandı, başlanmadı.
-
Devam ediyor: sorumlu üzerinde çalışıyor.
-
Beklemede: iş bir parça, onay ya da başka bir birim yüzünden duruyor. K sütununa sebep yazılmadan bu durum seçilmez.
-
Tamamlandı: I sütununda tarih var.
-
İptal: iş gereksiz kaldı. Satır silinmez, iptal edilir; silinen satır geçen haftanın rakamlarını bozar.
Öncelik kodlarını da yazılı tanımlayın. P1, üretimi, satışı ya da iş güvenliğini doğrudan etkileyen ve aynı hafta kapanması gereken iştir. P2, termini olan planlı iştir. P3 ise fırsat buldukça yapılacak iyileştirmedir. Önceliği talep eden kişi değil, çizelgenin sahibi verir. Açık işlerin %20'sinden fazlası P1 görünüyorsa sistem çalışmıyor demektir; herkes kendi işini öne aldırmak için P1 yazıyordur. Bekleyen iş sayısı çok olduğunda sıralamayı çaba ve değere göre yapmak için MoSCoW çaba-değer analizi kullanılabilir.
Excel'de iki listeyi Veri > Veri Doğrulama > Liste yoluyla tanımlayın. "Bitti", "tamam", "ok" gibi serbest yazımlar engellendiğinde sayma formülleri doğru çalışır.
Gecikme günü formülü
Türkçe Excel'de, ikinci satır için J2 hücresine şunu yazıp aşağı çekin:
`=EĞER(G2="";"";EĞER(I2<>"";MAK(0;I2-G2);MAK(0;BUGÜN()-G2)))`
Formül termin boşsa hücreyi boş bırakır. İş tamamlandıysa bitiş tarihinden termini çıkarır, açıksa bugünden termini çıkarır. MAK(0;...) erken biten işin eksi değer almasını engeller. Gecikme ilk termine (G) göre hesaplanır; revize termine göre ikinci bir gecikme sütunu isterseniz G yerine H yazın.
Geciken açık işleri kırmızı görmek için A2:K500 aralığına Koşullu Biçimlendirme > Formül ile `=VE($I2="";$J2>0)` kuralını ekleyin.
Haftalık özeti ayrı bir "Özet" sayfasında, listeyi "Liste" sayfasında tutun:
-
Açık iş: `=EĞERSAY(Liste!E:E;"Açık")+EĞERSAY(Liste!E:E;"Devam ediyor")+EĞERSAY(Liste!E:E;"Beklemede")`
-
Geciken açık iş: `=ÇOKEĞERSAY(Liste!I:I;"";Liste!J:J;">0";Liste!E:E;"<>İptal")`
-
Geciken iş oranı: geciken açık iş / açık iş
-
Kişi başı açık iş: `=ÇOKEĞERSAY(Liste!C:C;"Murat";Liste!I:I;"";Liste!E:E;"<>İptal")` ya da sorumluya göre bir Özet Tablo (PivotTable)
Çözümlü örnek: 14 kişilik bakım ekibi
220 çalışanlı bir plastik ambalaj fabrikasının bakım birimini düşünün: bir bakım müdürü, bir planlamacı, iki mühendis ve on teknisyen. Müdür ve planlamacı iş üstlenmiyor, açık işler 12 kişinin üzerinde. Çizelge 12 Ekim Pazartesi sabahı açılıyor. İsimler ve rakamlar temsilîdir.
| No | İş | Sorumlu | Öncelik | Durum | Termin | Tamamlanma | Gecikme |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| BK-118 | Kompresör 2 yağ değişimi | Murat | P2 | Tamamlandı | 06.10 | 08.10 | 2 |
| BK-121 | Hat 3 konveyör rulmanı | Serkan | P1 | Devam ediyor | 09.10 | 3 | |
| BK-124 | Jeneratör aylık testi | Ali | P2 | Tamamlandı | 10.10 | 09.10 | 0 |
| BK-126 | Soğutma kulesi pompa contası | Murat | P1 | Beklemede | 07.10 | 5 | |
| BK-129 | Pano termal kamera taraması | Elif | P3 | Açık | 16.10 | 0 | |
| BK-131 | Forklift şarj istasyonu arızası | Serkan | P1 | Tamamlandı | 08.10 | 08.10 | 0 |
| BK-133 | Hat 1 sensör kalibrasyonu | Okan | P2 | Devam ediyor | 14.10 | 0 | |
| BK-135 | Kazan emniyet ventili kontrolü | Murat | P2 | Açık | 05.10 | 7 |
Listenin tamamından Özet sayfası şu tabloyu çıkarıyor:
| Gösterge | Geçen hafta | Bu hafta |
|---|---|---|
| Açık iş | 37 | 41 |
| Yeni açılan iş | 27 | |
| Tamamlanan iş | 23 | |
| Termininde tamamlanan | 17 (%74) | |
| Geciken açık iş | 6 | 9 |
| Geciken iş oranı | %16,2 | %22,0 |
| Kişi başı açık iş | 3,1 | 3,4 |
Hesap kontrolü: 37 + 27 − 23 = 41 açık iş. Geciken oranı 9 / 41 = %22,0, kişi başı yük 41 / 12 = 3,4. Ortalama makul görünüyor, ama dağılım öyle değil: Murat'ta 9 iş var (4'ü gecikmede), Serkan'da 7, Ali ve Okan'da 4'er, Elif'te 3, kalan yedi kişide toplam 14. Murat'ın yükü ortalamanın 2,6 katı.
Pazartesi toplantısında 20 dakika
Bakım müdürü tabloyu ekrana yansıtıyor, planlamacı kararları anında K ve H sütunlarına yazıyor.
-
İlk 3 dakika, özet. Açık iş dört arttı, çünkü 27 iş açıldı ve 23'ü kapandı. Geciken oranı %16,2'den %22,0'a çıktı. Bu iki rakam toplantının neden yapıldığını söylüyor.
-
3-10. dakika, geciken 9 iş. Filtre: tamamlanma boş, gecikme sıfırdan büyük, en eskiden başla. BK-135 yasal bir emniyet kontrolü; P2'den P1'e çekiliyor. BK-126 parça bekliyor; satınalmadan teslim tarihi alınıyor, revize termin 15.10 yazılıyor, ilk termin 07.10 olarak kalıyor. Her iş için üç soru soruluyor: sebep ne, yeni tarih ne, sorumlu değişmeli mi.
-
10-15. dakika, yük dengesi. BK-135 Ali'ye, Murat'ın iki P3 işi Okan'a geçiyor. Murat 9'dan 6'ya iniyor, Ali 5'e, Okan 6'ya çıkıyor. Ortalama değişmiyor, Murat'ın yükü üçte bir azalıyor.
-
15-20. dakika, bu hafta. Termini bu hafta dolan 11 iş ve açık 6 P1 iş tek tek okunuyor. "Cuma biter mi?" sorusuna "belki" cevabı verilen işin revize termini cuma değil, şimdi yazılıyor.
Toplantıda satır eklenmiyor; yeni işleri hafta içinde planlamacı listeye giriyor.
Günlük iş takip çizelgesi mi, haftalık mı?
Saha servisi ya da montaj ekibi gibi işlerin saatler içinde açılıp kapandığı 3-6 kişilik ekiplerde günlük bakış gerekir. Bunun için ayrı bir dosya açmayın. Aynı listede termini bugüne eşit olan işleri filtrelemek günlük görünümü verir; sabah 10 dakikalık ayak üstü toplantı bu filtreyle yapılır. İki ayrı dosya, hafta sonunda iki kaynağı eşitleme işi çıkarır.
Sık yapılan hatalar
-
Termini kaydırırken ilk tarihi silmek.
-
Bir işe iki sorumlu yazmak.
-
Durumu serbest metinle girmek; EĞERSAY "bitti" yazan satırı saymaz.
-
Biten ya da vazgeçilen işi listeden silmek.
-
Gecikme sütununa elle sayı yazmak.
-
Personel iş takip çizelgesini tek başına performans puanına çevirmek. Örnekteki Murat'ın gecikmeleri ağırlıkla yükünden geliyordu; işlerin zorluğu da birbirine eşit değil.
Excel'den bir iş platformuna ne zaman geçilmeli?
Tek kişinin güncellediği ve haftada bir okunan bir liste için Excel yeter. Şu işaretlerden ikisi ya da daha fazlası görüldüğünde geçişi öneriyoruz:
-
Aynı dosyayı gün içinde üç ve daha fazla kişi güncelliyor, "son hali hangisi" sorusu başladı.
-
Açık iş sayısı sürekli 150'nin üzerinde; filtreler yavaşlıyor, satırlar kayboluyor.
-
İşler birbirine bağlı, biri bitmeden diğeri başlamıyor ve Excel bunu göstermiyor.
-
Teknisyenin sahadan fotoğraf, form ya da imza eklemesi gerekiyor.
-
Birden fazla şube ya da vardiya aynı listeye iş açıyor ve sorumluya bildirim gitmesi gerekiyor.
Bu noktada sütunlarınız, durum kodlarınız ve toplantı düzeniniz zaten hazır olduğu için geçiş kolaylaşır. Görev atama, bildirim ve mobil girişi tek yerde toplayan bir iş platformu aynı yapıyı kayıpsız taşır.
Sık sorulan sorular
İş takip çizelgesi ile iş takip formu arasındaki fark nedir?
İş takip formu tek bir işin talebini ya da kaydını tutar: kim istedi, ne istendi, ne zaman. Çizelge ise bu kayıtların hepsini tek listede toplar ve durumlarını izler. Formdan gelen her talep çizelgede bir satır olur.
Excel iş takip şablonunda hangi formüller kullanılır?
Gecikme günü için EĞER, MAK ve BUGÜN; açık iş ve geciken iş sayısı için EĞERSAY ve ÇOKEĞERSAY yeterlidir. Kişi başı yük için Özet Tablo daha hızlıdır. Türkçe Excel'de bağımsız değişkenler noktalı virgülle ayrılır.
Çizelgeyi kim güncellemeli?
Tek bir sahibi olmalı: planlamacı, ekip lideri ya da asistan. Herkesin yazdığı dosyada sorumluluk dağılır ve sürüm çakışması başlar. Ekip üyeleri durum değişikliklerini sahibine iletir.
Personel iş takip çizelgesi performans değerlendirmesinde kullanılabilir mi?
Girdi olarak kullanılabilir, tek ölçüt olarak kullanılmamalı. Tamamlanan iş sayısı işin zorluğunu, beklenen parçayı ya da devredilen yükü göstermez. Termininde tamamlama oranını kişi bazında birkaç ay izleyip yöneticinin değerlendirmesiyle birlikte okumak daha adil sonuç verir.
Görev, termin ve kaynak takibini sıfırdan kurmak yerine proje yönetim seti içindeki hazır Excel şablonlarından başlayıp kendi sütun ve kodlarınıza uyarlayabilirsiniz. Ekibiniz Excel'i aşmaya başladıysa dijital dönüşüm ekibimizle ilk görüşmede mevcut çizelgenizi birlikte inceleyip hangi platformun ve hangi geçiş sırasının size uyduğunu konuşabiliriz.
