Mülakat Değerlendirme Formu Nasıl Hazırlanır? Puan Ölçeği ve Örnek

Mülakat değerlendirme formu, pozisyonun 5-7 yetkinliğini önceden ağırlıklandırıp her adayı aynı sorularla ve tanımlı bir 1-5 puan ölçeğiyle puanladığınız, kararı ağırlıklı toplam puana dayandırdığınız kayıttır. İyi bir formda aday bilgisi, yetkinlikler, sorular, puan ölçeği, ağırlık, not alanı ve karar bölümü bulunur. Formun işi "iyi bir izlenim bıraktı" cümlesini karşılaştırılabilir bir sayıya ve o sayıyı destekleyen nota çevirmektir.

Formun bölümleri

1. Aday ve görüşme bilgisi: ad soyad, pozisyon, tarih, mülakatçı adı, mülakat turu. Yaş, medeni durum ya da fotoğraf alanı koymayın (aşağıdaki KVKK bölümüne bakın).

2. Pozisyon yetkinlikleri: iş tanımından türetilen 5-7 yetkinlik. Bunları her işe alımda baştan yazmamak için yetkinlik matris şablonu ile pozisyon bazında bir kez tanımlamak işi hızlandırır.

3. Sorular: her yetkinlik için 1-2 yapılandırılmış soru, tüm adaylara aynı sırayla.

4. Puan ölçeği: 1-5, her seviyenin davranışsal tanımıyla.

5. Ağırlık: yetkinliklerin toplamı %100.

6. Not alanı: adayın verdiği somut örnek. "Sempatik, enerjik" bir izlenimdir. "Geçen yıl üç tedarikçiyle yeniden fiyat görüştü, %8 indirim aldığını söyledi" ise kanıttır.

7. Karar: işe al, ikinci görüşme ya da ret; gerekçe ve tarih.

1-5 davranışsal puan ölçeği

Ölçeğin her seviyesini tanımlamazsanız bir mülakatçının 4'ü diğerinin 3'ü olur. Aşağıdaki tablo problem çözme yetkinliği için yazılmış bir örnektir; diğer yetkinliklere aynı mantıkla uyarlanır.

3'ü "pozisyonun istediği" seviye olarak sabitleyin. Mülakatçılar bu çapayı bildiğinde 4 ve 5 daha seyrek, daha anlamlı verilir.

Ağırlıklı puan hesabı: üç adaylı örnek

45 çalışanlı bir makine yedek parça firması satınalma uzmanı arıyor. Ağırlıklar mülakattan önce belirlendi ve maliyet analizi olmazsa olmaz yetkinlik seçildi: bu yetkinlikte 3'ün altı alan aday puanı ne olursa olsun elenir.

Formül: Ağırlıklı puan = Σ (yetkinlik puanı × ağırlık)

Aday B'nin hesabı: 5 × 0,30 + 2 × 0,25 + 4 × 0,20 + 5 × 0,15 + 3 × 0,10 = 1,50 + 0,50 + 0,80 + 0,75 + 0,30 = 3,85.

Masada en çok konuşulan aday B'ydi; müzakere ve iletişimde en yüksek puanı aldı. Ama maliyet analizinde 2 aldığı için eşik kuralına takılır. Karar Aday C'den yana çıkar (3,80, 100 üzerinden 76). B'yi doğrudan elemek yerine uygulamalı bir maliyet vakası istemek de mümkündür, yeter ki bu seçenek de mülakattan önce karar kuralına yazılmış olsun.

Yapılandırılmış mülakat ve davranışsal sorular

Yapılandırılmış mülakatta (structured interview) her aday aynı soruları aynı sırayla duyar ve aynı ölçekle puanlanır. Davranışsal sorular adayın geçmişte gerçekten yaptığı bir şeyi sorar. Cevabı Durum, Görev, Eylem, Sonuç (STAR) sırasıyla dinleyin ve not alın. "Böyle bir durumda ne yapardınız?" yerine "ne yaptınız?" diye sorun; varsayımsal soruya herkes doğru cevabı verir.

Satış temsilcisi

• Kaybetmek üzere olduğunuz bir müşteriyi anlatın. Ne yaptınız, sonuç ne oldu?

• Hedefinizin altında kaldığınız bir dönemi anlatın. Neyi fark edip neyi değiştirdiniz?

Muhasebe ve finans uzmanı

• Ay sonu kapanışında tutmayan bir mutabakatı nasıl çözdünüz?

• Yöneticinize duymak istemediği bir rakamı raporladığınız bir durumu anlatın.

Üretim vardiya amiri

• Vardiyanızda üretimin hedefin gerisinde kaldığı bir günü anlatın. İlk yarım saatte ne yaptınız?

• İş güvenliği kuralını çiğneyen deneyimli bir çalışanla nasıl konuştunuz?

Satınalma uzmanı

• Tedarikçinin teslim tarihini kaçırdığı bir siparişi anlatın. Üretimi nasıl korudunuz?

Birden fazla mülakatçının puanlarını birleştirme

Her mülakatçı formu bağımsız doldurur ve değerlendirme toplantısından önce teslim eder. Puanlar toplantıda sesli okunmaya başlanırsa ilk konuşanın puanı diğerlerini çeker. Birleştirmede iki yol var: tüm mülakatçılar tüm yetkinlikleri puanlar ve yetkinlik bazında ortalama alınır ya da yetkinlikler bölüşülür (İK iletişim ve uyumu, birim müdürü teknik yetkinlikleri puanlar).

Aynı yetkinlikte iki puan arasında 2 ya da daha fazla fark varsa ortalama almadan önce notları okuyun. Örnekte Aday A'nın müzakere puanı 4 görünüyordu, ama bu İK'nın 5'i ile satınalma müdürünün 3'ünün ortalamasıydı. Notlar açıldığında müdür, adayın anlattığı indirimin aslında tedarikçinin yıl sonu kampanyası olduğunu fark etmişti. Puan 3'e çekildi ve A'nın ağırlıklı puanı 3,50'den 3,20'ye düştü.

Kalibrasyon için işe alım dönemi başında tüm mülakatçılara aynı örnek cevabı puanlatın, farkları konuşun. Dönem boyunca mülakatçı bazında ortalama puanı izleyin; herkese 4 veren ya da hiç 5 vermeyen mülakatçı kısa sürede görünür olur. Bu takibi mülakat değerlendirme ve İK KPI skor kartı ile işe alım göstergeleriyle birlikte yapabilirsiniz.

KVKK ve eşit davranma açısından formda olmaması gerekenler

4857 sayılı İş Kanunu md. 5, iş ilişkisinde dil, ırk, renk, cinsiyet, engellilik, siyasal düşünce, felsefi inanç, din ve mezhep gibi sebeplere dayalı ayrım yapılmasını yasaklar. 6701 sayılı Türkiye İnsan Hakları ve Eşitlik Kurumu Kanunu bu yasağı işe alım aşamasını da kapsayacak şekilde düzenler. 6698 sayılı KVKK ise sağlık, din, etnik köken, sendika üyeliği gibi bilgileri özel nitelikli kişisel veri sayar. Formda ve not alanında şunlar yer almamalı:

• Medeni durum, evlilik ya da çocuk planı, hamilelik.

• Din, mezhep, etnik köken.

• Sağlık durumu ve kullanılan ilaçlar. Pozisyonun yasal bir sağlık şartı varsa bu, işe giriş muayenesinde ayrıca değerlendirilir.

• Siyasi görüş, sendika ya da dernek üyeliği.

• Pozisyonun yasal bir yaş şartı yoksa yaş ve doğum tarihi.

Not alanı da bu kurala tabidir. "Evli, çocuğu küçük, mesaiye kalamayabilir" gibi bir not, işe alınmayan aday itiraz ettiğinde şirketin aleyhine okunur. Adaya kişisel verilerinin nasıl işlendiğini anlatan aydınlatma metnini başvuru sırasında verin. İşe alınmayan adayların formları için saklama süresini şirketin saklama ve imha politikasına yazın, süre dolunca imha edin. Adayı sonraki ilanlar için havuzda tutmak istiyorsanız ayrıca açık rıza alın. Formlara erişim yalnızca işe alım ekibinde olsun.

Sık hatalar

• Formu mülakat bittikten saatler sonra hafızadan doldurmak.

• Puan ölçeğini tanımsız bırakmak.

• Satış temsilcisiyle muhasebe uzmanına aynı formu kullanmak.

• Ağırlıkları adayları gördükten sonra belirlemek.

• Not alanını boş bırakıp yalnızca puan yazmak.

• Excel'de ağırlıksız ortalama almak; yukarıdaki örnekte B ile C basit ortalamada eşitti.

• Formları dağınık klasörlerde tutmak. Aday, aşama, puan ve kararı tek listede görmek için işe alım takip çizelgesi yeterli olur.

Sık sorulan sorular

Mülakat değerlendirme formunda kaç yetkinlik olmalı?

5-7 yetkinlik çoğu pozisyon için yeterlidir. Daha fazlası bir saatlik mülakatta sağlıklı sorulamaz ve puanlar birbirine benzemeye başlar.

Mülakat değerlendirme formu Excel'de nasıl hazırlanır?

Satırlara yetkinlikleri, sütunlara ağırlığı ve adayları koyun. Ağırlıklı puanı TOPLA.ÇARPIM formülüyle hesaplayın, eşik yetkinliği için ayrı bir kontrol sütunu ekleyin. Ağırlıkların toplamının %100 olduğunu kontrol eden bir hücre hatayı baştan yakalar.

Puan ölçeği 1-5 mi olmalı, 1-10 mu?

1-5 ölçek, her seviyeyi davranışla tanımlamaya izin verdiği için daha tutarlı sonuç verir. 1-10 ölçekte 6 ile 7 arasındaki farkı iki mülakatçının aynı yorumlaması zordur.

Mülakat değerlendirme formu ne kadar süre saklanmalı?

Süreyi şirketin kişisel veri saklama ve imha politikası belirler. Olası bir ayrımcılık iddiasına karşı makul bir süre saklanması, sürenin sonunda imha edilmesi ve bu sürenin aydınlatma metninde yazılması gerekir.

Yetkinlik matrisi ile mülakat formu arasındaki fark nedir?

Yetkinlik matrisi pozisyonların hangi yetkinliği hangi seviyede gerektirdiğini gösteren şirket geneli tablodur. Mülakat formu bu matristen bir pozisyonun satırını alır ve tek bir adayı ona göre puanlar.

Formu sıfırdan kurmak yerine mülakat değerlendirme formu şablonundan başlayıp kendi pozisyonlarınıza uyarlayabilirsiniz. İşe alım, yetkinlik ve performans süreçlerini tek sistemde toplamak istiyorsanız dijital İK ekibimizle ilk görüşmede mevcut formlarınızı birlikte gözden geçirebiliriz.