Kısa cevap: Excel, bilgi tek bir dosyada ve tek bir kişinin elindeyken çok iyi çalışır. ERP'ye geçişin zamanı; aynı bilgi birkaç dosyaya ayrı ayrı girilmeye başladığında, stok ve sipariş rakamları birbirini tutmadığında, ay sonu kapanışı günler sürdüğünde ve dosyayı bilen kişi izne çıkınca iş durduğunda gelir. Bu işaretlerden ikisi üçü aynı anda görülüyorsa geçiş ciddi olarak konuşulmalı. Yalnızca biri varsa, çoğu zaman Excel düzenini toparlamak yeterli olur.
Tek kişinin yemek yaptığı bir mutfakta tezgâhın küçük olması dert değildir. Aynı mutfağa üç aşçı girdiğinde ise mesele tezgâh olmaktan çıkar: kimin tuzu attığını, hangi tencerenin ne zaman ocağa konduğunu kimse bilmez.
Excel de böyle. Şirket küçükken bir kişinin elinde çok iş görür. Sorun, dosyaya dokunan el sayısı arttığında başlar. Bu yazıda ERP'ye geçişin gerçekten gerekli olduğu anı, sahada kullandığımız eşik göstergeleriyle anlatıyoruz.
Excel'i suçlamadan önce
Excel'le ilgili şikâyetlerin önemli bir kısmı programın kendisinden değil, kullanım biçiminden doğar. Aynı ürünün üç dosyada üç farklı kodla yazılması, formüllerin korumasız durması, "son hali" ve "son hali 2" diye çoğalan dosyalar bunun tipik örnekleridir. Bu alışkanlıklar ERP'ye taşınırsa orada da devam eder.
Bu yüzden ilk soru "hangi programı alalım?" olmamalı. İlk soru şu: Sorun aracın sınırında mı, yoksa kullanım düzeninde mi?
Geçiş için eşik göstergeleri
Bu soruya şirketlerle birlikte bakarken aşağıdaki yedi göstergeyi kullanıyoruz. Excel'deki görünüşleri size tanıdık gelecektir.
| Gösterge | Excel'de nasıl görünür? |
|---|---|
| 1. Aynı bilgi birkaç yere giriliyor | Sipariş önce satış dosyasına, sonra sevkiyat listesine, sonra faturaya ayrı ayrı yazılıyor. |
| 2. Rakamlar birbirini tutmuyor | Stok dosyası "var" diyor, depo "yok" diyor; hangisinin doğru olduğunu bulmak saatler alıyor. |
| 3. Dosyanın tek sahibi var | Hazırlayan kişi izne çıkınca rapor çıkmıyor, kimse formüllere dokunmaya cesaret edemiyor. |
| 4. Ay sonu kapanışı uzuyor | Kapanış için dosyalar elle birleştiriliyor, farklar tek tek aranıyor. |
| 5. Değişikliğin izi yok | Bir rakam değişmiş ama kimin, ne zaman değiştirdiği bilinmiyor. |
| 6. Basit soru yarım gün sürüyor | "Bu müşterinin açık siparişi ve bakiyesi ne?" sorusuna anında cevap verilemiyor. |
| 7. Yeni bir birim ekleniyor | İkinci depo, şube ya da üretim hattı açılınca dosya yapısının baştan kurulması gerekiyor. |
Kaç gösterge yeterli?
Bizim saha kuralımız şöyle: Tek bir gösterge varsa bu genellikle bir düzen sorunudur ve dosya yapısını toparlamak yeter. İki üç gösterge birlikte görülüyorsa sorun yapıya inmiştir; geçişi planlamanın zamanı gelmiştir. Dört ve üzeri varsa şirket, farkında olmadan her gün bir mutabakat bedeli ödüyordur: çalışanların saatleri rakam kovalamakla geçer.
Özellikle 1, 2 ve 6 numaralı göstergeler aynı anda görülüyorsa beklemek pahalıya patlar. Yanlış stok bilgisiyle verilen her teslim sözü, bir müşteri ilişkisini de riske atar.
Geçişten önce Excel'i toparlamak
ERP kararı verilmiş olsa bile önce mevcut düzeni toparlamak işe yarar. Hem geçiş kolaylaşır hem de yeni sisteme kirli veri taşınmaz.
- Müşteri, tedarikçi ve ürün listeleri için tek bir ana dosya belirleyin; diğer dosyalar oradan beslensin.
- Ürün ve müşteri kodlarını tekilleştirin. Aynı ürünün iki kodu varsa şimdi birleştirin.
- Formül içeren hücreleri kilitleyin, veri girişini açılır listelerle sınırlayın.
- Hangi dosyayı kimin güncellediğini yazılı hâle getirin.
Bu toparlama birkaç hafta sürer ve çoğu zaman şirketin gerçekte neye ihtiyaç duyduğunu da netleştirir. Yazılım firmalarıyla görüşmeye başladığınızda ERP seçiminde sorulacak 12 soru elinizin altında olsun.
[Senin notun: Excel'den vazgeçmekte geç kalmış ya da gereksiz yere erken geçmiş bir şirkette gördüğün bir an. 1–2 cümle, isim vermeden.]
Teşhis ne gösteriyorsa
Bir şirkete baktığımızda ERP'yi baştan bir öneri olarak masaya koymuyoruz. Önce süreçleri çiziyor, yukarıdaki göstergelerin hangilerinin gerçekten var olduğunu birlikte işaretliyoruz.
Teşhiste stok, sipariş ve faturanın birbirinden kopuk yürüdüğü çıktıysa, bu süreçleri tek veri tabanında toplayan İş Platformu tedavide kullandığımız enstrümanlardan biri oluyor. Göstergelerden yalnızca biri çıktıysa, program değiştirmek yerine dosya düzenini elden geçirmek hem daha kısa hem de daha az yorucu bir yol.
Nereden başlamalı?
Yedi göstergeyi yönetim ekibinizle birlikte işaretleyin. Herkesin önce ayrı ayrı işaretlemesi daha da öğretici olur; satış müdürünün gördüğü tablo ile muhasebenin gördüğü tablo çoğu zaman aynı çıkmaz.
Süreç haritasını çıkarmak ve dijitalleşmeyi doğru sırayla yapmak için dijital dönüşüm danışmanlığımızda bu işi sizinle birlikte yürütüyoruz. Stok tarafında temel düzeni kurmak isteyenler için stok takibi yazımız iyi bir başlangıç.
Sık sorulan sorular
ERP'ye geçince Excel tamamen bırakılır mı?
Genellikle hayır. Analiz ve raporlama için Excel kullanılmaya devam eder. Değişen şey verinin kaynağıdır: kayıt ERP'de tutulur, Excel o veriyi okumak için kullanılır.
Çok küçük bir şirketiz, bu göstergeler bizim için de geçerli mi?
Evet, ama eşik daha geç gelir. Bütün kayıtları tek kişinin tuttuğu bir işletmede bu göstergelerin çoğu görülmez. Görülmeye başladığında büyüme sizi yakalamış demektir.
