Kısa cevap: 01.01.2025'ten itibaren bilanço esasına göre defter tutan tüm mükellefler, bu esası zorunlu olarak ya da kendi tercihiyle uyguluyor olsun, e-Defter tutmak zorundadır; kâğıt defterler bu mükellefler için geçersizdir. Zorunluluk artık e-Fatura'ya bağlı değildir. Beratlar, gelir vergisi mükelleflerinde ilgili ayı izleyen 4. ayın 10'una, kurumlar vergisi mükelleflerinde 14'üne kadar yüklenir; hesap döneminin son ayı için süre, yıllık beyannamenin verildiği ayı izleyen ayın 10'u ya da 14'üdür.
Bu yazı, limited ve anonim şirket yöneticileri, bilanço esasına geçen şahıs işletmeleri ve muhasebe sorumluları için hazırlandı. Uzun süre e-Defter yalnız e-Fatura mükelleflerinin konusu olarak görüldü; 2025'ten itibaren belirleyici olan, defterin bilanço esasına göre tutulup tutulmadığıdır.
Sahada en sık gördüğümüz soru, ciroları küçük olan şirketlerden geliyor: "Biz e-Fatura mükellefi değiliz, yine de e-Defter tutmamız gerekiyor mu?" Şirket bilanço esasına göre defter tutuyorsa cevap evet.
e-Defter kimler için zorunlu?
Elektronik Defter Genel Tebliği'nde yapılan değişiklikle (Sıra No 5, Resmî Gazete 08.11.2024, sayı 32716), bilanço esasına göre defter tutan zorunlu ya da ihtiyari tüm mükellefler 01.01.2025'ten itibaren e-Defter uygulamasına dahil edildi. 2025 ve sonrasında işe başlayan bilanço esaslı mükellefler ise işe başladıkları tarihten itibaren e-Defter tutar.
| Mükellef | Defter esası | e-Defter zorunlu mu? |
|---|---|---|
| Limited ve anonim şirketler | Bilanço esası | Evet |
| Hadleri aşan birinci sınıf tüccar (şahıs işletmesi) | Bilanço esası | Evet |
| İşletme hesabı esasından bilanço esasını kendi tercihiyle seçen | Bilanço esası (ihtiyari) | Evet |
| İkinci sınıf tüccar | İşletme hesabı esası | Bu kural kapsamında hayır |
| Serbest meslek erbabı | Serbest meslek kazanç defteri | Bu kural kapsamında hayır |
Sermaye şirketleri, ciroları ne olursa olsun bilanço esasına göre defter tutar; bu nedenle tüm limited ve anonim şirketler kapsamdadır. Şahıs işletmelerinde ise bilanço esasına geçişi iş hacmi belirler. 2026 için Vergi Usul Kanunu'nda (VUK) geçerli hadler şöyledir:
| Faaliyet | 2026 haddi |
|---|---|
| Yıllık alımlar (alım-satım işletmeleri) | 2.500.000 TL |
| Yıllık satışlar (alım-satım işletmeleri) | 3.500.000 TL |
| Gayrisafi iş hasılatı (hizmet işletmeleri) | 1.200.000 TL |
| İş hasılatının 5 katı ile satışlar toplamı (karma faaliyet) | 2.500.000 TL |
Hadlerin hangi yılın iş hacmine uygulanacağı ve sınıf değişikliğinin hangi dönemden itibaren geçerli olacağı VUK ve ilgili tebliğlerle belirlenir. İş hacmi bu tutarlara yaklaşan şahıs işletmelerinin durumu yıl kapanmadan mali müşavirle değerlendirmesini öneririz.
e-Defter süreci nasıl işler?
- Başvuru ve mali mühür. Kurumlar için mali mühür, gerçek kişiler için nitelikli elektronik imza temin edilir ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) üzerinden e-Defter başvurusu yapılır.
- Uyumlu yazılım. Yevmiye defteri ve büyük defter, GİB'in belirlediği standart biçimde (XBRL GL) muhasebe yazılımı ya da GİB'in e-Defter uygulaması üzerinden oluşturulur.
- Aylık kayıt ve imza. Her ayın kayıtları kapatılır, defter dosyaları oluşturulur ve imzalanır.
- Berat yükleme. Defterlere ait berat dosyaları süresi içinde GİB'e yüklenir ve GİB onayıyla beratlar alınır. Berat, kâğıt defterdeki tasdik ve kapanış onayının elektronik karşılığıdır.
- Saklama. e-Defter ve beratlar elektronik ortamda saklanır ve istendiğinde ibraz edilir.
e-Defter tutan mükellefler yevmiye defteri ve büyük defter için noter tasdiki yaptırmaz; tasdik işlevini berat görür. Bu nedenle beratın süresinde alınmaması, kâğıt defterde tasdik eksikliğine benzer sonuçlar doğurabilir.
e-Defter berat yükleme süreleri
Elektronik Defter Genel Tebliği'nin 4.3.4 bölümüne göre beratlar, gelir vergisi mükelleflerinde ilgili ayı izleyen 4. ayın 10'u, kurumlar vergisi mükelleflerinde 14'ü sonuna kadar yüklenir. Hesap döneminin son ayı için süre, yıllık beyannamenin verileceği ayı izleyen ayın 10'u (gelir vergisi) ya da 14'üdür (kurumlar vergisi). Takvim yılını hesap dönemi olarak kullanan bir mükellef için 2026 takvimi:
| Kayıt ayı | Kurumlar vergisi mükellefi | Gelir vergisi mükellefi |
|---|---|---|
| Ocak 2026 | 14 Mayıs 2026 | 10 Mayıs 2026 |
| Mart 2026 | 14 Temmuz 2026 | 10 Temmuz 2026 |
| Haziran 2026 | 14 Ekim 2026 | 10 Ekim 2026 |
| Eylül 2026 | 14 Ocak 2027 | 10 Ocak 2027 |
| Kasım 2026 | 14 Mart 2027 | 10 Mart 2027 |
| Aralık 2026 (hesap dönemi son ayı) | 14 Mayıs 2027 (yıllık beyan Nisan'da) | 10 Nisan 2027 (yıllık beyan Mart'ta) |
Tebliğ, beratların aylık yerine geçici vergi dönemleri itibarıyla yüklenmesine de imkân tanır. Son gün hafta sonuna ya da resmî tatile denk geldiğinde uygulanacak süreyi ve olası uzatmaları GİB duyurularından kontrol edin. Geçici vergi takvimi için geçici vergi 2026 yazımıza bakabilirsiniz.
Sık yapılan hatalar
- e-Defter'i e-Fatura'ya bağlı sanmak. 2025'ten itibaren bilanço esası yeterlidir; e-Fatura mükellefi olmayan şirketler de kapsamdadır. e-Fatura eşikleri için e-Fatura geçiş zorunluluğu yazımıza bakabilirsiniz.
- Ay kapanışını berat süresine bırakmak. Dört aylık süre uzun görünür; ama kayıtlar geç kapanırsa düzeltme imkânı daralır. Berat alındıktan sonra o ayın kayıtlarında değişiklik yapmak kolay değildir.
- Mali mühür ve imza sürelerini takip etmemek. Sertifikanın süresi dolarsa imzalama ve yükleme yapılamaz; yenileme süresi berat takvimine eklenmelidir.
- Yedeklemeyi tek yere bırakmak. Defterlerin ve beratların saklanması mükellefin sorumluluğundadır; yazılım ya da hizmet sağlayıcı değişikliğinde arşiv eksiksiz taşınmalıdır.
Sık sorulan sorular
e-Defter kimler için zorunlu?
01.01.2025'ten itibaren bilanço esasına göre defter tutan tüm mükellefler için zorunludur. Bu, tüm limited ve anonim şirketleri ve bilanço esasındaki şahıs işletmelerini kapsar.
e-Fatura mükellefi olmayan şirket e-Defter tutar mı?
Evet. 2025'ten itibaren e-Defter zorunluluğu e-Fatura'ya değil, bilanço esasına bağlıdır.
e-Defter berat yükleme süresi ne zaman?
Gelir vergisi mükelleflerinde ilgili ayı izleyen 4. ayın 10'u, kurumlar vergisi mükelleflerinde 14'üdür. Hesap döneminin son ayında süre, yıllık beyannamenin verildiği ayı izleyen ayın 10'u ya da 14'üdür.
e-Defter tutanlar noter tasdiki yaptırır mı?
Yevmiye defteri ve büyük defter için noter tasdiki yapılmaz; bu işlevi GİB'den alınan berat görür.
e-Defter'e geçen şirketlerde sık karşılaşılan sorun, ay kapanışının gecikmesi: faturalar, banka hareketleri ve stok kayıtları farklı yerlerde tutulduğu için kayıtlar berat süresine yaklaşırken tamamlanıyor. Ön muhasebe programımız satış, alış ve gider kayıtlarını gün içinde tek yerde tutar; İş Platformu cari, stok ve nakit bilgisini aynı ekranda birleştirerek ay sonu kapanışını hızlandırmaya yardımcı olur. Kendi verinizle denemek için ücretsiz demo talep edebilirsiniz.
Son güncelleme: 17 Ekim 2026. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; şirketinize özel durumlarda mali müşavirinize ya da iş hukuku uzmanına danışın.
Kaynaklar
- Gelir İdaresi Başkanlığı — Elektronik Defter Genel Tebliği ve e-Defter uygulaması
- Resmî Gazete — Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No 1)'nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No 5), 08.11.2024, sayı 32716
- Resmî Gazete — 588 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği (31.12.2025), 2026 bilanço esası hadleri
